Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan
informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi,
baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun
bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi
berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan
dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh
manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang
proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen
menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi
manajemen tersebut dilaksanakan. Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan
informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin
adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang.
Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan
informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal
dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.
Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu
perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas
organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan
aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi
kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan dan
informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal mebandingkan hasil aktual
dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya
peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga
jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan
dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi
bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen
seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan
masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan
perusahaan
Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan
sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu
berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi
yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem
informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan
dan fungsi utama dari sistem informasi adalah..
1. Mendukung Operasi Bisnis .
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan
pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam
operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi
penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan
mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk
membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi
yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan
untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan
membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih
bermakna.
3. Mendukung Keunggulan Strategis.
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian
sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan
keunggulan bersaing di pasar.
Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem
informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem
informasi di bawah ini:
Klasifikasi Sistem Informasi
Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan
atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan
berbagai fungsi yaitu:
1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis
Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal
dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk
operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses
industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang dari
sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi
sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS
mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk
untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat
pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga
memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih
lanjut oleh SIM.
Process Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan
yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi.
Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya
mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.
Office Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi
kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA)
adalah word processing, surat elektronik (electronic mail),teleconferencing,
dan lain-lain.
2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan
Manajemen.
Sistem informasi manajemen atau SIM (management
information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan
informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang
tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat
penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Menekankan pada orientasi manajemen (management
orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung
pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus
digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem
informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan,
tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:
Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan
informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka
dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi
tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction
processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat
dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika
terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima
laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan
produk.
Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan
kemajuan dariinformation reporting systems dan transaction
processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer
yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses
pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program
kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima
respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM
yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan
dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang
mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam
menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus
mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).
3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam
mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat
bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun
strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para
pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru,
(3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen,
dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan
hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah
kepada competitive advantage strategies.Beberapa strategi bersaing yang
dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
- Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
- Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
- Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
Peran Strategis Untuk Sistem Informasi:
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong
perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan
inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional
membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost
leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem
informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri
tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau
kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat
(lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih
bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan
merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan
adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi
pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah
membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara
perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal
ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada
agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan
telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan
segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber-sumber informasi strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk
membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam
keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat
lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem
informasi, dan melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat
basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan
informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan
aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen
yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan
informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang
kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Refrensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar